COME GENERARE L'ELENCO PERSONALE PER LA PROPRIA AZIENDA

Automatizzare e semplificare la compilazione del documento “Elenco Personale Operativo”

Tutti i fornitori, inclusi eventuali subappaltatori, sono tenuti a utilizzare questa nuova funzione, descritta in dettaglio di seguito, per agevolare l’inserimento del documento aziendale e migliorare l’efficienza operativa

Il fornitore dovrà utilizzare la funzione automatica per compilare il documento, stamparlo, farlo firmare dal datore di lavoro e caricarlo sul portale.

Per iniziare cliccare il tasto "Genera elenco"

Lo step iniziale è un riepilogo testuale della procedura che si sta avviando e riepiloga di fatto i passaggi da eseguire.

Per iniziare cliccare "Inizia procedura".

In questa fase, viene richiesto di selezionare il documento da generare/aggiornare.

Se ci sono più documenti di tipo "Elenco personale operativo" disponibili, il sistema da la possibilità di scegliere su quale avviare la procedura, oppure di generarne un nuovo elenco.

Per iniziare la procedura cliccare "Aggiorna questo documento" oppure "Crea nuovo documento".

Questa operazione consente di verificare, aggiornare e/o inserire i dati del personale, rappresentando in pratica ciò che è stato eseguito nella Fase 1 descritta sopra (modifica massiva).

Il portale restituisce il risultato del controllo dei dati del dipendente; se verde sarà indicato nell’elenco, se rosso sarà escluso.

E' presente anche la colonna "Qualifiche": questo campo viene compilato in automatico se per il dipendente sono state inserite le tipologie di documento Formazione Preposto, Antincendio e/o Primo Soccorso.

E' possibile anche indicare manualmente le qualifiche cliccando sull'icona a forma di matita e poi inserire i documenti in un secondo momento. E' però sempre

consigliato inserire la documentazione (preposto, antincendio e primo soccorso) prima di generare l'elenco dipendenti.

In questo momento è possibile selezionare quali persone includere nell’elenco.

Si può notare che:

- le 2 persone indicate come INTERNO (visibile dalla lista delle persone iniziale) non vengono incluse nell’elenco;

- se si vuole deselezionare una persona, togliere il flag dalla colonna "Selezionato".

Per procedere fare "Salva e procedi"

Ps. Nel caso in cui il controllo dei dati sia negativo, il sistema informerà che quella persona non sarà inclusa nell’elenco anche se selezionata

Il documento può essere scaricato in formato Word o PDF, consentendo di aggiungere l’intestazione aziendale personalizzata. Successivamente, è necessario stamparlo, firmarlo e scannerizzarlo per caricarlo nuovamente sul portale.

il file viene denominato ElencoPersonale+aggiunge la data di creazione.

Di seguito il pdf generato

Dopo la generazione, in automatico si passa allo step successivo.

I pulsanti "Procedi allo step successivo" e "Torna allo step precedente" servono nel caso in cui il file sia già stato generato e occorre solo arrivare allo step 4 per inserirlo.

Inserire il file cliccando il tasto "Scegli File"

Cliccare poi "Procedi"

In questa fase il sistema controlla che il documento caricato sia corrispondente a quello generato e segnala eventuali errori.

Nel campo "Titolo del documento" si può modificare per indicare una diversa descrizione. 

Concludendo questa ultima fase, il sistema carica o aggiorna, il documento tra i documenti aziendali, avrà validità di 6 mesi.

Visualizzazione dalla lista dei documenti aziendali.

Nella lista personale dipendente, quando una persona è inserita nell’elenco personale operativo, è indicata tramite un’icona verde a sinistra della riga.

Può essere visualizzata anche un’icona rossa nel caso in cui un dipendente, visibile al cliente, non sia stato inserito nell’elenco dipendenti operativo.

1. Quando per qualsiasi ragione si interrompe la procedura, ad es. stampare il file per farlo firmare, il portale memorizza il punto in cui si era. Pertanto, quando si riavvia, riprende esattamente da dove era stato interrotto.

2. Il portale verifica che l'ultimo file caricato corrisponda effettivamente all'ultimo file generato. In caso di discrepanze, viene segnalato un errore.

3. Per i subappaltatori che non dispongono di un proprio account (manina rossa), la generazione del documento è a carico dell'azienda di livello superiore. In questo caso, l’azienda di livello superiore dovrà generare il file per il subfornitore che non ha accesso a sidocs ma il documento dev’essere firmato dal legale rappresentante o datore di lavoro dell’azienda subfornitore.

4. In caso di modifiche nella Lista del personale, nuovi inserimenti etc, il portale avviserà il fornitore di aggiornare il documento.