DOCUMENTI RICHIESTI AI FORNITORI
Come impostare questa funzione
Asia Astolfi
Ultimo aggiornamento un mese fa
Questa funzione è attiva dalla versione BUSINESS in su.
Capire la funzione
Questa funzione permette una gestione automatica di richiesta documenti tramite portale.
Finchè la richiesta del documento sarà attiva, e il fornitore non carica il documento, riceverà una notifica automatica (una volta alla settimana) di documento mancante.
Il gestore del cantiere imposta la richiesta dei documenti a diversi livelli (con regole predefinite) come di seguito elencato:
- Documenti richiesti sul cantiere - >
si imposta dal tab "Struttura appalto" ->
cliccare il tasto "Modifica" accanto all'azienda a cui fare richiesta -> spostarsi sul tab "Documenti richiesti" (Sezione Documenti specifici di cantiere richiesti)
- Documenti richiesti sul singolo dipendente ->
dal menù in alto "La mia azienda"-> "Dipendenti" cliccare sul nome di un lavoratore e poi sul tab "Doc.Richiesti"
-Documenti richiesti su tutti i dipendenti->dal menù in alto "La mia azienda"-> "Documenti" cliccare sul tab "Doc.Richiesti" (Sezione Documenti personali richiesti)
- Documenti richiesti all'azienda ->
dal menù in alto "La mia azienda"-> "Documenti" cliccare sul tab "Doc.Richiesti"(Sezione Documenti aziendali richiesti)
E’ consigliato fare questa impostazione sul cantiere, perché occorre valutare l’azienda, che tipo di lavorazioni farà e che documenti sono realmente necessari.
** ECCEZIONE ALLA REGOLA **
In generale vince la richiesta indicata nel cantiere.
Ma se nel cantiere viene richiesta la formazione per il ruolo di Preposto, l’obbligo non dovrebbe automaticamente estendersi a tutti i lavoratori, poiché ciò non sarebbe corretto.
Infatti, se per almeno un lavoratore viene caricato un attestato di formazione come Preposto, il sistema non richiederà tale formazione agli altri dipendenti presenti nel cantiere.
Elenco tipi documento su cui è valida l'eccezione appena esposta.
- Formazione Emergenza - Antincendio
- Formazione Emergenza - Primo Soccorso
- Formazione Lavoratori - Spazi Confinanti
- Formazione Uso Attrezzature - Pompe Calcestruzzo
- Formazione Lavoratori - Preposto
- Formazione Lavoratori - RLS
- Formazione Lavoratori - RSPP
- Formazione Lavoratori - Dirigenti
- Formazione Lavoratori - F-GAS
- Formazione Lavoratori - Piano Montaggio Uso e Smontaggio Ponteggio
- Formazione Lavoratori - PES/PAV/PEI
- Nomine Evacuazione Antincendio
- Nomine Medico Competente
- Nomine Varie
- Nomine PES/PAV
- Nomine Preposto
- Nomine Pronto Soccorso
- Nomine RLS
- Nomine RSPP
Come utilizzare la funzione (per tutti i gestori)
Per richiedere documenti sui fornitori, impostare la richiesta.
Nell'esempio sotto sarà indicata sul cantiere come richiedere dei documenti specifici sui fornitori.
- Aprire il Cantiere/Appalto dove è necessario richiede dei documenti specifici
- Spostarsi sul tab "Struttura Appalto".
- Cliccare il tasto "Modifica" accanto alla ragione sociale del fornitore
- Spostarsi sul tab "Documenti Richiesti"
In alto saranno visualizzati i documenti richiesti per questo specifico cantiere; sarà possibile anche richiede i documenti legati all'azienda e ai dipendenti.
Per impostare una richiesta, ad esempio su "Dichiarazione spazi confinanti", mettere SI a sinistra della riga.
Quando sono già presenti documenti con il flag su "SI", questi indicano richieste precedentemente inserite. Impostando l'opzione su "NO", le richieste vengono annullate.
Quando si visualizza il tasto "Reset" significa che quella richiesta è fatta specificamente su quel cantiere. Cliccando il tasto Reset, la richiesta viene eliminata.
"Salva e Chiudi" per confermare.
Spostarsi sul tab "Avvisi"
questa è il nuovo elenco di documenti mancanti richiesti al fornitore Azienda di prova.
Il gestore, ha anche la possibilità di togliere la richiesta direttamente dal tab "Avvisi" cliccando NON NECESSARIO oppure togliendo definitivamente la richiesta.
Come e perchè impostare le richieste di documenti mancanti sulla mia azienda?
Per sfruttare appieno tutte le automazioni offerte dal portale, è fondamentale configurare anche i documenti richiesti per la propria azienda.
Questa configurazione consente al portale di operare come un vero e proprio gestore documentale, notificando automaticamente l’assenza di documenti rilevanti.
Per sapere come impostare (è simile a quello appena descritto), leggere qui.